隨著全球信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步,提倡“低碳、環(huán)?！焙袈暤挠鷿u強(qiáng)烈，為適應(yīng)信息化時(shí)代高速發(fā)展的進(jìn)程，我國(guó)的會(huì)議模式無(wú)論政府或者公司都已經(jīng)開始由“傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)議”向“智能無(wú)紙化會(huì)議”進(jìn)行演變。

　　不論召開何種會(huì)議，會(huì)議資料的管理一直是會(huì)議從準(zhǔn)備到召開再到結(jié)束當(dāng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的重中之重。而在當(dāng)前的傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)議模式中，會(huì)議資料管理仍處在傳統(tǒng)的文檔管理方式的階段。在這種傳統(tǒng)的文檔管理方式下，每到召開一次常規(guī)會(huì)議時(shí)，負(fù)責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備的人員都需要依據(jù)相關(guān)要求將會(huì)議資料打印出來并裝訂成冊(cè)再歸納好，到會(huì)時(shí)再將會(huì)議資料分發(fā)至各參會(huì)人員手中。

　　無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是使用基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的無(wú)紙化會(huì)議交互系統(tǒng)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無(wú)紙化。其特征是：文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)涵蓋的設(shè)備包括音響系統(tǒng)、視頻系統(tǒng)、云朵會(huì)議系統(tǒng)、提供會(huì)議服務(wù)和會(huì)議輔助工具的軟件系統(tǒng)以及每個(gè)席位的屏幕升降或翻轉(zhuǎn)系統(tǒng)、用于公共顯示的投影系統(tǒng)或拼接屏，此外網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、中控系統(tǒng)、影碟機(jī)、視頻矩陣也是會(huì)議室中經(jīng)常需要配置的設(shè)備。

　　無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)在會(huì)議中的應(yīng)用

　　分享和上大屏控制：

　　“分享”是將自己（發(fā)起端）的操作界面發(fā)送到其他與會(huì)者（被發(fā)起端）顯示屏上，發(fā)起端可以控制允不允許被發(fā)起端返回本地畫面進(jìn)行其他操作。

　　登陸界面也是pc端顯示

　　會(huì)議簽到：顯示會(huì)議基本信息，個(gè)人信息，可自動(dòng)簽到，也可以手寫簽到。

　　會(huì)議文件：

　　按議題顯示所有的會(huì)議文件，自由查看文件、同步瀏覽文件及對(duì)文件進(jìn)行批注等。并提供了“U盤上傳”功能，為會(huì)議中臨時(shí)上傳會(huì)議資料提供了窗口，保障了會(huì)議資料臨時(shí)更新的便利性。

　　會(huì)議通知：

　　后臺(tái)給某位與會(huì)者或者全體與會(huì)者發(fā)送的通知，適用于手機(jī)關(guān)機(jī)等不方便打擾的情況下，可以由后臺(tái)會(huì)議服務(wù)人員發(fā)送信息給與會(huì)者。

　　會(huì)議投票：

　　會(huì)議議題討來完畢，主持人模塊里可發(fā)起會(huì)議投票，其他與會(huì)者只能瀏覽投票結(jié)果。會(huì)議投票功能支持實(shí)名投票、匿名投票；也可設(shè)置多選項(xiàng)投票。投票結(jié)束后自動(dòng)公布投票結(jié)果。投票結(jié)果可以有多種呈現(xiàn)方式，列表、柱狀圖、餅狀圖等。

　　會(huì)議文件管理

　　每個(gè)會(huì)議包含多個(gè)議題，每個(gè)議題下包括多個(gè)資料文件。還可以查看特定議題下的資料信息。

　　資料針對(duì)著每個(gè)議題，一個(gè)議題能包含多個(gè)資料，上傳資料的格式支持Word、Excle、PPT、PDF、MPG4、JPG，同時(shí)為了方便資料上傳，上傳的文件也支持壓縮包形式。用戶針對(duì)每個(gè)文件可以查看、下載、刪除等操作，當(dāng)然也包括了添加新資料。

　　參會(huì)人員管理

　　在與會(huì)人員標(biāo)簽下可以查看與會(huì)者的相關(guān)信息并對(duì)與會(huì)者信息進(jìn)行設(shè)置；同時(shí)也可以查看與會(huì)者的簽到時(shí)間以及更新前屏內(nèi)容