朋友是一家大公司的會務(wù)秘書，經(jīng)常要組織大型會議，提到開會，她抱怨頗多，會務(wù)準備繁瑣、會議過程中麻煩多多、會議后的會議紀要讓人頭疼，她說：你能想象一次打印一萬張會議材料是什么體驗嗎？你能想象會議中大家七嘴八舌而你要記住每個人的發(fā)言，一刻也不敢放松，是什么體驗嗎？我說，我能理解。作為一個對中國式會議有一定研究的人，我認為，會議體驗不佳的原因有如下幾點。

　　首先，從會議組織者的角度來看：一是會議前期準備復雜，會議地點、會議場所安排、會議議程、會議設(shè)備等等，更頭痛的是會議資料的打印和銷毀，如果是大型會議，討論事項多，那堆積如山的會議資料光打印就很耗時，會議結(jié)束后銷毀這些資料則更麻煩；二是會議過程中麻煩事多，比如會議發(fā)言如何控制？會議表決如何快速形成結(jié)果？會議氛圍如何維持？三是會議后的會議紀要讓人頭疼，很多人都發(fā)表了意見和建議，如何將他們的內(nèi)容快速匯總，形成公開項、執(zhí)行項，很考驗會議組織者的功底和會議投入程度。

　　其次，從會議參與者的角度來看：一是會議參與度不佳。尤其是大型會議，因為反光或距離太遠，坐在后排的人根本看不清會議大屏上的內(nèi)容；二是會議材料繁多，不便于閱讀。面對一大疊會議材料擺在面前，閱讀體驗十分不好；三是會議效率低，冗長讓人疲倦。

　　上面的諸多原因，普遍存在。怎么才能改善你的會議體驗呢？康拓普無紙化會議系統(tǒng)從科技的角度給你一個解決方案。

　　無紙化會議，就是會議全過程的電子化，它把會議從傳統(tǒng)的紙質(zhì)會議，轉(zhuǎn)化成以平板電腦、智能手機為載體的數(shù)字化、移動化的多媒體會議，利用智能手機、平板電腦的便攜性，實現(xiàn)了會議的移動化和便捷化。

　　一、無紙化會議，能大幅改善會議組織者的體驗。

　　使用無紙化會議系統(tǒng)，在會議前，會議組織者可以在后臺編輯會務(wù)安排信息，一鍵發(fā)布給與會者；可以把電子會議資料上傳到系統(tǒng)，免去打印和銷毀的麻煩；會議中，可以通過會議主講功能，有序安排與會人發(fā)言；通過會議同屏功能，讓其它與會者認真傾聽別人的發(fā)言；通過電子投票功能，可以快速實現(xiàn)表決，自動統(tǒng)計票數(shù)，形成結(jié)論。會議后，會議紀要一鍵導出，會議狀態(tài)隨時停用，十分省心。

　　二、無紙化會議，能大幅改善與會者的體驗。

　　會議過程中，人手一臺平板會議設(shè)備，不用看大屏，也能隨時了解會議的內(nèi)容和進度；系統(tǒng)自帶的電子閱讀功能，大綱視圖、縮略圖、智能定位閱讀進度等，讓每個與會者閱讀起來非常方便，還可以隨時添加批注、書簽、評論、截圖，這些信息可隨文檔導出，既為沒有發(fā)言機會的與會者提供了表達觀點和意見的渠道，也為會后會議紀要整理或者分析提供支持，使得整個會議更加高效。