隨著當今社會的迅猛發(fā)展,傳統(tǒng)的會議模式已經(jīng)無法滿足各企事業(yè)單位對會議的需求。同時,隨著人們環(huán)保意識的增強,以及各行業(yè)對辦公模式需求的不斷升級,現(xiàn)代化、信息化建設步伐的加快,無紙化辦公已經(jīng)由概念逐漸應用到多個行業(yè)領域中,尤其是政府,黨政機關單位。
會前管理:對會議概況信息、參會人員、位置編排、會議流程、會議文件、投票表決和會議權限等進行設置和管理;控制所有主機統(tǒng)一開關機,統(tǒng)一進入/退出會議系統(tǒng)。
會議簽到:實現(xiàn)所有參會人員電子簽到,自動記錄、統(tǒng)計會議出席情況,簽到同時自動下載會議文件。
同屏管理:實現(xiàn)發(fā)言人與每位參會人員的桌面同步共享。同步時,支持手寫批注、圈劃。
電子白板:用于會議討論,參會人員可同時在電子白板上進行圈劃、書寫;支持在白板上打開圖片和設計圖紙;參會人員實時共享白板上書寫的內(nèi)容。
電子桌牌:會議秘書在后臺對參會人員的座位進行編排、調(diào)整,具有會議室座位示意圖編輯功能;參會人員在會中可以瀏覽其他參會人員的位置;會議秘書錄入座位號對應的姓名后,電子桌牌自動更新。
會議簽到:實現(xiàn)所有參會人員電子簽到,自動記錄、統(tǒng)計會議出席情況,簽到同時自動下載會議文件。
會議記錄:替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)會議本,方便參會者迅速做會議記錄。支持電腦分屏顯示,參會人員可邊觀看發(fā)言人共享屏幕,邊做會議記錄。
文件分發(fā):本次會議文件的列表、分類可供參會者查閱、討論。支持文件上傳、分發(fā)、修改,自動生成會簽文件;參會人員會前準備的個人發(fā)言資料,可通過U盤加載到本地,無需事先提交,發(fā)言時可共享。
投票表決:會議現(xiàn)場表決功能,支持不記名單選和多選投票,支持說明性投票、投票倒計時提示等,可快速統(tǒng)計投票結(jié)果,以數(shù)字和示意圖形式顯示。
會議服務:參會人員即時通訊工具,支持一對一和一對多人的信息交流,收到信息后閃動提醒;可提醒會務人員對會議進行各種服務,如:添茶水,需要筆、紙等。
集中控制:會議中可以控制外部設備,如:投影或大屏、幕布、燈光等。